Jornada registration is now a reality

El Real Decreto-Ley 8/2019, de 8 de marzo de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, ha procedido a modificar el Artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, implantando el deber que tiene toda empresa de garantizar el registro de jornada.El devenir propio y diario de las empresas, así como la forma de trabajar de los empleados, ha ido evolucionando a lo largo del tiempo debido a diversos factores, entre ellos el cambio de vida de la propia sociedad, dando paso a diferentes formas de afrontar el trabajo, antes inimaginables, con motivo, sobre todo, de conciliar la vida laboral y familiar, y no sólo para beneficio de los empleados sino también para beneficio de las propias empresas, como es la jornada flexible o el teletrabajo, cada vez más demandados tanto por empleador como por el empleado. En estos casos, lógicamente, el registro de jornada se hace algo más dificultoso, en contraste con aquellos casos en los que el trabajador acude a su puesto de trabajo a las nueve de la mañana, sale a comer a las dos de la tarde, entra a la tres y sale a las seis de la tarde, habiendo cumplido sus ocho horas de jornada diaria.Por este motivo, debemos ser conscientes que efectivamente existe un verdadero desfase entre la normativa establecida y la realidad empresarial, actualmente existente, toda vez que la legislación establece el deber, por parte del empresario, de garantizar el registro diario de jornada, debiendo incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada uno de los empleados dados de alta en la compañía, sin perjuicio de la flexibilidad horaria existente, sin valorar las diferentes peculiaridades de las empresas o las diferencias entre los diversos sectores empresariales.Mas si la empresa debe garantizar dicho registro de jornada, deberá tenerse claro cómo computar el tiempo de trabajo, debiendo relacionarlo, en cualquier caso, con el trabajo efectivo, que es aquel que el empleado realiza desde que llega al puesto de trabajo hasta que lo abandona. No obstante lo anterior, si el empleado, por ejemplo, debe desplazarse a otro centro de trabajo distinto, realizar un viaje por motivos profesionales o trasladarse a una reunión a un lugar diferente a su trabajo habitual, si se computará este como trabajo efectivo.Y teniendo en cuenta la obligatoriedad a la que deberán hacer frente las empresas, en cuanto al registro de jornada, es necesario tener presente que deberán organizarse y documentarse mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa, o en su defecto, mediante decisión de la empresa, previa consulta con los representantes legales de los trabajadores.Así mismo, se establece la obligación de conservación de dichos registros durante cuatro años, fecha suficientemente razonable si no fuera por el derecho de los empleados, en el caso de rescisión de la relación laboral, a la supresión de sus datos por parte de la empresa, como responsable del tratamiento. No obstante, en este sentido la respuesta, como casi siempre, se encuentra en la ley, y más concretamente en el Reglamento General de Protección de Datos 2016/679, de 27 de abril, que en su artículo 6 indica que el tratamiento solo será lícito, si se cumple al menos una de las siguientes condiciones, que en el caso que nos ocupa es “c) el tratamiento es necesario para el cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento”, añadiendo a ello que el Artículo 17 que regula el Derecho de supresión («el derecho al olvido»), añade que el interesado tendrá derecho a obtener ,sin dilación indebida, del responsable del tratamiento, la supresión de los datos personales que le conciernan, quedando obligado a suprimirlos, salvo que sea, entre otros “ para el cumplimiento de una obligación legal que requiera el tratamiento de datos impuesta por el Derecho de la Unión o de los Estadosmiembros que se aplique al responsable del tratamiento, o para el cumplimiento de una misión realizada en interés público o en el ejercicio de poderes públicos conferidos al responsable.”Dichos registros deberán estar a disposición de todos los empleados de la compañía, de sus representantes legales, y por supuesto de la Inspección de Trabajo, si así fuera requerido.Como toda obligación legal, su incumplimiento conlleva a la comisión de una infracción, que en función de la normativa aplicable podría considerarse leve, grave o muy grave, debiendo establecer que, en el caso que nos ocupa, el incumplimiento será considerado como una infracción grave pudiendo imponerse las multas de entre 626 y 6.250 €; debiendo añadir a ello que, en el caso de que la Inspección Laboral compruebe múltiples incumplimientos, que afecten a diferentes trabajadores, se impondrá una única sanción.Como todos somos conscientes de que ni todas las empresas son iguales ni tienen por qué serlo, queda a libre elección de la compañía el sistema del registro horario, debiendo cumplir una serie de parámetros como son la garantía de la fiabilidad e invariabilidad de los datos que en ellos se establezcan, reflejando, como mínimo, cada día de prestación de servicios, y la hora tanto de inicio como de finalización de la jornada de todos los trabajadores dados de alta en la empresa mediante el Régimen General de la Seguridad Social. No pudiendo ser considerados como registro de jornada, ni los horarios ya establecidos en la empresa ni los calendarios laborales.En función de la envergadura de la empresa, número de trabajadores y diversidad de formas de prestación del servicio, por parte de los empleados, como por ejemplo teletrabajo, personal que se desplaza continuamente a reuniones tanto a nivel nacional como internacional o incluso si se ha implementado jornadas flexibles, existen varias opciones de registro de jornada, ya sea mediante sistemas manuales, analógicos o digitales, quedando, a discreción de la empresa la opción que más se adapte a sus necesidades, dentro del ejercicio de sus facultades de dirección y control, siempre que se cumplan los requisitos anteriormente indicados y se evite la invasión en la privacidad del trabajador, debiendo ser considerada la medida implantada, en todo caso, como proporcional.Ante tal obligación, TODOS, tanto empleador como empleados deberemos concienciarnos de la importancia de su cumplimiento. La empresa debe garantizar el registro de jornada y tenerla a disposición de trabajadores, representantes de trabajadores e Inspección Laboral, y los empleados tendrán la obligación de cumplir con el protocolo de registro impuesto en la compañía, los primeros con el fin de evitar sanciones y los segundos, para evitar amonestaciones por parte de la empresa, en el caso de que no cumplan con dicha obligación.La medida tendrá efectos el próximo 12 de mayo de 2019, por lo tanto la adaptación y cumplimiento de la nueva normativa es inminente, siendo ya una realidad.

María Paz Abad (Lawyer Assistant Director T&L)